Så använder du M365 Copilot chatten

M365 Copilot chatten är Microsofts AI-chatt för jobbet. Du når den på m365.cloud.microsoft/chat, och i Arbete-läget kan den söka i din e-post, dina filer och dina Teams-chattar för att svara med det du faktiskt behöver.

Du har en rapport att skriva. Budget att gå igenom. Möten att förbereda. Och tanken slår dig att det borde finnas ett smartare sätt. Ett ställe där du kan ställa frågor, få svar och få saker gjorda snabbare.

Copilot chatten är inte något magiskt verktyg som löser allt åt dig. Snarare en kollega som hjälper dig hitta information snabbare, skapa innehåll enklare och organisera ditt arbete tydligare.

Den här guiden tar dig genom hela processen. Från att förstå vad du kan göra gratis till hur Arbete-läget låter dig söka i din e-post, Teams-chattar och dokument. Vi kommer att gå igenom hur du bifogar filer, genererar bilder, skapar sidor för samarbete och får ut verkliga resultat. Allt direkt i chatten.

Vad M365 Copilot chatten egentligen är

M365 Copilot chatten är en fristående chattupplevelse där du kan prata med AI om vad som helst relaterat till ditt arbete. Du hittar den på https://m365.cloud.microsoft/chat eller i Microsoft 365 Copilot-appen.

Till skillnad från när du använder Copilot direkt i Word eller Excel handlar chatten om att få hjälp oavsett var du är i ditt arbetsflöde. Du kan ställa frågor om dokument du har sparat, be om hjälp att skriva något nytt eller få sammanfattningar av vad som hänt i ditt team.

Chatten fungerar med två olika lägen. Webb och Arbete. Och skillnaden mellan dem är avgörande för vad du kan göra.

Det är också viktigt att förstå att chatten inte ersätter ditt omdöme. Den ersätter en del av det manuella arbetet med att hitta information och skapa innehåll. Du behöver fortfarande veta vad du vill uppnå och varför.

Men när du väl vet det kan chatten hjälpa dig göra det mycket snabbare.

Två olika chattar i Copilot

När du arbetar i M365 Copilot chatten finns det två huvudsakliga lägen. Att förstå skillnaden mellan dem är viktigt för att få ut mest av verktyget.

Copilot chatten ”Webb”

Webb-läget är det du får tillgång till direkt när du loggar in med ditt arbetskonto. Du behöver ingen Copilot-licens. Det räcker med en vanlig Microsoft 365-prenumeration.

I Webb-läget kan Copilot söka på internet, hjälpa dig skapa innehåll och svara på allmänna frågor. Du kan också bifoga filer från din dator eller från OneDrive och SharePoint. Dessutom kan du generera bilder direkt i chatten.

Men Webb-läget kan inte själv söka i dina e-postmeddelanden, Teams-chattar eller dokument. Om du vill att Copilot ska hjälpa dig med något från din e-post måste du bifoga det manuellt.

Tänk på det så här. Webb-läget är som att ha en kunnig kollega som kan hjälpa dig med allmän information och skapa saker åt dig. Men den kollegan har inte tillgång till din inkorg eller dina arbetsappar.

Copilot chatten ”Arbete”

Arbete-läget är det du får när du har en Microsoft 365 Copilot-licens. Det här läget kan allt som Webb-läget kan plus mycket mer.

Skillnaden är att Arbete-läget har tillgång till Microsoft Graph. Det betyder att Copilot kan söka i dina e-postmeddelanden i Outlook, chattar i Teams, mötestranskriptioner, dokument i SharePoint och filer i OneDrive. Allt baserat på de behörigheter du redan har.

Du behöver inte bifoga något manuellt. Copilot hittar informationen själv. Du kan fråga saker som ”vad diskuterade vi på gårdagens möte om budgeten” eller ”vilka projekt nämnde Sara i sina mejl förra veckan”. Copilot letar då igenom din data och ger dig svaret.

Arbete-läget förvandlar chatten från en allmän hjälpreda till en personlig assistent som känner till ditt arbete.

OBS: Om du inte har en Copilot-licens ser du inte ens alternativet att välja mellan Webb och Arbete. Du har bara en chatt. Det betyder att du använder Webb-läget.

Copilot-utbildning genom Scribill

Föreställ dig en arbetsdag där Copilot är kollegan som tar det tråkiga förarbetet, hjälper dig att fånga idéer och gör samarbetet enklare. Där du slipper långa mejltrådar, röriga dokument och omständliga siffror och i stället kan lägga fokus på det som betyder något på riktigt.

Vår Copilot utbildning gör AI begripligt och lätt att använda i dina Microsoft appar. Du lär dig arbetssätt som ger snabbare texter i Word, tydligare siffror i Excel, bättre flöde i Outlook, mer träffsäkra presentationer i PowerPoint och smidigare samarbete i Teams. Allt sker i verktygen du redan använder, med tydliga metoder som fungerar i vardagen och med trygg hantering av data, behörigheter och policy.

Du får konkreta tekniker för att skriva bättre prompter, förvandla långa underlag till klara utkast, förstå och förklara formler, sammanfatta möten, hitta mönster i data och skapa bildspel som håller linjen. Fokus ligger på nytta och kvalitet, inte på buzzord, så att Copilot blir en naturlig del av arbetet.

Läs om vår Copilot utbildning

Förändringsresan

För team som vill ta nästa steg finns vår förändringsresa. Den passar när ni vill att satsningen ska ge tydliga resultat och bli en del av vardagen. Vi tar er från strategi och utbildning till praktiskt införande med egna AI agenter som fungerar i era processer och skapar synlig effekt. Vi har hjälpt tusentals medarbetare i hundratals organisationer att nå dit, med högt betyg från deltagarna. AI är svårt, vi gör det enkelt.

Läs om vår AI förändringsresa

Vad du kan göra gratis i Copilot chatten

Även utan en Copilot-licens kan du göra mycket i chatten. Webb-läget är kraftfullt nog för många vardagliga arbetsuppgifter.

Söka information från webben

Copilot i Webb-läget kan söka på internet åt dig. Istället för att öppna en webbläsare och göra flera sökningar kan du be Copilot hitta och sammanfatta information.

Du kan fråga om aktuella händelser, tekniska frågor eller allmän kunskap. Copilot söker igenom webben och ger dig ett sammanhängande svar istället för en lista med länkar.

Exempelvis kan du skriva ”vad är de senaste trenderna inom hållbar teknik” eller ”förklara hur kvantdatorer fungerar på ett enkelt sätt”. Copilot hittar relevant information och presenterar den tydligt.

Detta sparar tid jämfört med att själv leta igenom flera webbsidor.

Bifoga och arbeta med filer

En av de mest användbara funktionerna i Webb-läget är möjligheten att bifoga filer. Du kan ladda upp filer direkt från din dator eller välja filer från OneDrive och SharePoint.

För att bifoga en fil skriver du snedstreck i promptfältet. Då får du upp en meny där du kan välja filer. Du kan bifoga flera filer samtidigt, och med Copilot-licens stöds filer upp till 512 MB styck.

När filen är bifogad kan du ställa frågor om den. Copilot läser igenom innehållet och svarar baserat på vad som står där.

Du kan till exempel bifoga en rapport och skriva ”sammanfatta de tre viktigaste slutsatserna” eller ”vilka rekommendationer ger dokumentet”. Copilot analyserar filen och ger dig svaret.

Detta fungerar med Word-dokument, Excel-filer, PowerPoint-presentationer och PDF-filer. Det här sparar enormt mycket tid när du behöver gå igenom långa dokument.

Generera bilder med Designer

Copilot kan också skapa bilder åt dig direkt i chatten. Du beskriver vad du vill ha och verktyget genererar en bild.

Skriv något som ”skapa en bild av ett modernt kontor med växter och stora fönster” eller ”designa en enkel illustration av en raket som flyger mot månen”. Copilot använder då Designer för att skapa bilden.

Detta är användbart för presentationer, interna dokument eller när du snabbt behöver visualisera en idé. Bilderna är AI-genererade och du kan be om justeringar om du inte är nöjd med första försöket.

Du kan också begära specifika stilar eller färgscheman om du vill att bilden ska passa ett visst sammanhang.

Skapa innehåll från grunden

Webb-läget hjälper dig också skapa olika typer av innehåll. Du kan be Copilot skriva utkast till mejl, rapporter, presentationsunderlag eller artiklar.

Ge Copilot en tydlig beskrivning av vad du vill ha. Exempelvis ”skriv ett mejl till teamet om att vi flyttar fredagens möte till tisdag” eller ”skapa ett presentationsunderlag om våra Q1-resultat baserat på den bifogade filen”.

Copilot genererar då ett första utkast som du kan redigera vidare. Det här sparar tid när du behöver komma igång snabbt med något nytt.

Du kan också be Copilot omformulera befintlig text, göra den kortare eller ändra tonen.

Samarbeta med Sidor i Copilot

Sidor i Copilot är en funktion där du kan förvandla Copilots svar till redigeringsbara dokument som du kan dela med andra. När Copilot genererat ett svar kan du lägga till det på en sida.

Sidan fungerar som en delbar arbetsyta där flera personer kan se innehållet, redigera det och fortsätta bygga vidare. Andra teammedlemmar kan öppna sidan och även de kan be Copilot om hjälp direkt i dokumentet.

Detta gör det lätt att samarbeta kring utkast, idéer eller samlad information. Istället för att kopiera text hit och dit har ni ett gemensamt ställe där allt finns.

Sidor synkroniseras i realtid mellan alla som har tillgång. Du kan skapa en sida, dela länken och låta teamet jobba vidare tillsammans.

Vad du får med en Copilot-licens

När du har en Microsoft 365 Copilot-licens öppnas Arbete-läget. Det är här verktyget blir riktigt kraftfullt för arbetsrelaterade uppgifter.

Söka i din arbetsdata med Microsoft Graph

Den största skillnaden med Arbete-läget är att Copilot kan söka direkt i din arbetsdata. Verktyget använder Microsoft Graph för att komma åt e-postmeddelanden, Teams-chattar, möten, dokument och filer som du har behörighet till.

Du behöver inte bifoga något. Copilot hittar informationen själv när du frågar.

Skriv exempelvis ”vilka åtgärdspunkter hade vi på förra veckans projektstämma”. Copilot letar då igenom dina möten och ger dig en sammanfattning av vad som diskuterades och vilka uppgifter som tilldelades.

Eller fråga ”hitta mejl från Lisa om budgetförslaget”. Copilot söker igenom din Outlook och visar relevanta mejl med sammanhang.

Detta fungerar även för dokument. ”Visa den senaste versionen av Q2-rapporten” gör att Copilot hittar filen i SharePoint eller OneDrive och kan till och med sammanfatta innehållet åt dig.

Ställa frågor om konversationer och möten

En annan kraftfull funktion är att Copilot kan sammanfatta vad som hänt i dina Teams-kanaler och chattar. Om du missat diskussioner eller varit borta från jobbet kan du fråga vad som hänt.

Skriv ”vad diskuterade teamet i Marketing-kanalen de senaste dagarna” och Copilot ger dig en sammanfattning av de viktigaste ämnena och besluten.

För möten där transkription aktiverats kan du fråga ”vad sa Anders om tidsplanen på måndagens möte”. Copilot går igenom transkriptionen och hittar relevanta delar.

Det här sparar mycket tid när du behöver komma ikapp efter semester, sjukdom eller bara en hektisk period där du inte hunnit följa med i alla kanaler.

Hitta information snabbare med Copilot-sökning

Med en Copilot-licens får du också tillgång till Copilot-sökning. Det här är en AI-baserad sökfunktion som finns i Microsoft 365 Copilot-appen.

Till skillnad från vanlig sökning förstår Copilot-sökning naturligt språk och kan söka över alla dina Microsoft 365-datakällor samtidigt. E-post, filer, chattar, möten och till och med tredjepartsappar om din organisation konfigurerat det.

Du kan söka efter ”status på Q2-rapporten” och få en sammanfattad översikt med länkar till relevanta dokument, mejl och diskussioner. Eller söka efter ”information om nya kunden Acme Corp” och få allt som finns om dem på ett ställe.

Copilot-sökning ger dig snabba svar och länkar direkt till källorna. Du kan sedan gå vidare till chatten för djupare analys om du behöver.

Så ställer du effektiva frågor till Copilot chatten

Hur du formulerar dina frågor påverkar hur bra svar du får. Copilot är smart men ju tydligare du är desto bättre resultat får du.

Var specifik med vad du vill ha

Vaga frågor ger vaga svar. Istället för att skriva ”hjälp med rapporten” skriv ”sammanfatta de tre viktigaste förslagen i den bifogade rapporten och förklara konsekvenserna av varje förslag”.

Ju mer kontext och detaljer du ger desto mer användbart blir svaret. Inkludera vad du behöver, varför och eventuellt vilken målgrupp det är till.

Om du använder Arbete-läget kan du också referera till personer, dokument eller möten. ”Vad sa Maria om tidsplanen på projektstämman i fredags” är mycket mer specifikt än ”vad hände på mötet”.

Bryt ner komplexa uppgifter

Om du har en stor uppgift dela upp den i mindre steg. Istället för att be Copilot göra allt på en gång kan du arbeta stegvis.

Först be om en sammanfattning. Sedan be om att utveckla en specifik del. Därefter be om formatering eller omskrivning. Detta ger dig mer kontroll över slutresultatet.

Du kan också bygga vidare på tidigare svar i samma chatt. Copilot kommer ihåg sammanhanget och kan fortsätta från där ni slutade.

Testa olika formuleringar

Om du inte får ett bra svar första gången försök omformulera frågan. Ibland kan en liten ändring i hur du ställer frågan ge ett mycket bättre resultat.

Du kan också be Copilot förtydliga eller utveckla sitt svar. Skriv ”kan du förklara det här enklare” eller ”ge mig fler exempel på det här” för att få ytterligare hjälp.

Experimentera med olika sätt att fråga tills du hittar vad som fungerar bäst för dina behov.

Använd snedstreck för att bifoga

När du vill referera till specifika filer skriv snedstreck i promptfältet. Då får du upp en meny där du kan välja filer från OneDrive, SharePoint eller din dator, flera i samma fråga om du behöver.

Detta fungerar även i Arbete-läget där du dessutom kan välja möten och e-postmeddelanden att referera till. På så sätt kan Copilot basera sitt svar på exakt rätt underlag.

Kom ihåg att alltid bifoga rätt filer om ditt arbete är beroende av specifik information som inte finns i Copilots allmänna kunskap.

Praktiska användningsområden för Copilot chatten

Efter att ha använt chatten ett tag märker man vilka typer av uppgifter den är bäst på. Här är några konkreta exempel.

Förbereda inför möten

Om du har ett möte snart och behöver komma ihåg vad som diskuterades senast kan Copilot hjälpa. I Arbete-läget frågar du ”sammanfatta förra veckans projektstämma och lista åtgärdspunkter”.

Du kan också be Copilot sammanfatta relevanta dokument eller mejl som är kopplade till mötet. På så sätt går du in förberedd utan att behöva läsa igenom allt manuellt.

Dessutom kan du be Copilot skapa en agenda baserat på tidigare diskussioner. ”Föreslå en agenda för nästa projektmöte baserat på öppna frågor från förra mötet” ger dig en utgångspunkt att jobba vidare med.

Komma ikapp efter semester

När du varit borta från jobbet ett tag kan det vara överväldigande att komma tillbaka. Arbete-läget hjälper dig komma ikapp snabbt.

Fråga ”sammanfatta vad som hänt i Marketing-kanalen de senaste två veckorna” eller ”vilka viktiga beslut fattades medan jag var borta”. Copilot går igenom alla chattar, mejl och möten och ger dig en översikt.

Du kan sedan välja att djupdyka i de ämnen som är mest relevanta för dig. På så sätt slipper du läsa igenom hundratals meddelanden manuellt.

Skapa utkast till presentationer

Om du ska göra en presentation kan Copilot hjälpa dig komma igång. Bifoga relevant data eller dokument och be om ett presentationsunderlag.

Skriv ”skapa ett presentationsunderlag om våra Q1-resultat baserat på den bifogade rapporten. Inkludera huvudpunkter om försäljning, utmaningar och nästa steg”.

Copilot genererar då ett strukturerat utkast med punkter du kan använda i PowerPoint. Du sparar tid på att inte behöva börja från noll.

Analysera data från filer

Bifoga en Excel-fil med data och be Copilot hitta insikter. ”Vilka är de tre största trenderna i denna försäljningsdata” eller ”jämför prestation mellan olika regioner”.

Copilot analyserar siffrorna och ger dig en sammanfattning i text. Det här är särskilt användbart om du inte är van vid att arbeta med komplicerade formler eller pivottabeller.

Du kan också be om förklaringar. ”Varför sjönk försäljningen i region nord under Q2” kan ge hypoteser baserat på datan du bifogar.

Skriva mejl snabbare

När du behöver skriva mejl men inte riktigt vet hur du ska formulera dig kan Copilot hjälpa. Ge en kort beskrivning av vad mejlet ska handla om och Copilot skriver ett utkast.

”Skriv ett mejl till teamet om att vi skjuter upp lanseringen till nästa månad på grund av tekniska problem. Tonen ska vara professionell men optimistisk om framtiden.”

Copilot skapar mejlet och du kan redigera det innan du skickar. Detta sparar tid och hjälper dig få rätt ton.

När Copilot chatten fungerar bäst

Copilot chatten är kraftfull för vissa typer av uppgifter men mindre bra för andra.

Hantera informationsöverflöd

Om du får mycket information från många håll är chatten ovärderlig. Arbete-läget hjälper dig sortera igenom mejl, Teams-chattar och dokument snabbt.

För personer som arbetar i många projekt samtidigt eller har mycket kommunikation med olika team sparar chatten mycket tid.

Snabba sammanfattningar

När du behöver förstå ett långt dokument, en komplex mejltråd eller vad som diskuterades på ett möte är Copilot perfekt. Verktyget läser igenom materialet och ger dig huvudpunkterna på sekunder.

Detta fungerar särskilt bra för rutinmässiga uppgifter där du ofta behöver sammanfatta samma typer av information.

Brainstorming och idégenerering

När du sitter fast och behöver input kan chatten hjälpa dig komma vidare. Be om förslag, olika perspektiv eller alternativa tillvägagångssätt.

Copilot kan ge dig idéer baserat på information från webben eller från dokument du bifogat. Det här öppnar för kreativa lösningar du kanske inte tänkt på själv.

Repetitiva skrivuppgifter

Om du ofta skriver liknande typer av innehåll kan Copilot ta hand om grundstrukturen. Statusuppdateringar, mötesagendor, standardmejl och rapporter är exempel där verktyget sparar tid.

Du behöver fortfarande granska och anpassa texten men du slipper börja från noll varje gång.

När Copilot chatten inte är rätt verktyg

Det är lika viktigt att förstå begränsningarna.

Känslig eller konfidentiell information

För arbete med mycket känslig information bör du vara försiktig. Även om Copilot följer säkerhets- och integritetsstandarder är det bäst att granska extra noga när det gäller konfidentiell data.

För vissa typer av känslig information som är krypterad kan Copilot inte ens läsa innehållet. Detta är avsiktligt av säkerhetsskäl.

Beslutsfattande som kräver expertis

Copilot kan ge dig underlag men ska inte fatta viktiga beslut åt dig. För komplexa affärsbeslut, juridiska frågor eller strategiska vägval behöver du fortfarande mänsklig expertis.

Använd chatten för att samla information och få perspektiv men låt inte AI vara den slutgiltiga beslutsfattaren i kritiska situationer.

Kreativt arbete som kräver unikhet

Om du behöver skapa något helt unikt och originellt är Copilot begränsad. Verktyget genererar innehåll baserat på mönster den lärt sig vilket betyder att resultatet kan vara funktionellt men sällan nydanande.

För marknadsföringsmaterial, varumärkeskommunikation eller kreativa projekt där varje ord räknas behöver du investera egen kreativ energi.

Komplex teknisk felsökning

När du har specifika tekniska problem som kräver djup systemkunskap kan Copilot ge allmänna råd men sällan exakta lösningar för din specifika miljö.

Använd chatten för grundläggande felsökning men förlita dig på teknisk expertis för komplexa systemfrågor.

Vanliga problem och lösningar

Det finns några återkommande utmaningar som är bra att känna till.

Copilot hittar inte rätt information

Om du använder Arbete-läget och Copilot inte hittar det du söker kan det bero på flera saker. Kontrollera att du har behörighet till informationen. Copilot visar bara data du har tillgång till enligt dina Microsoft 365-behörigheter.

Det kan också vara att informationen finns i ett format eller system som Copilot inte har tillgång till. Krypterade mejl, signerade dokument eller filer utanför Microsoft 365 nås inte automatiskt.

Försök att omformulera frågan eller var mer specifik om var informationen finns. ”Sök i Teams-kanalen Marketing efter diskussioner om budgeten förra veckan” är tydligare än ”hitta info om budgeten”.

Svaren är för generella

Om Copilots svar känns vaga och generella har du troligtvis inte gett tillräckligt med kontext. Bifoga relevanta filer, var mer specifik i din fråga eller referera till konkreta personer och händelser.

Ju mer sammanhang du ger desto mer träffsäkra blir svaren. Istället för ”skriv en rapport” skriv ”skriv en rapport om Q1-försäljning riktad till VD med fokus på tillväxt i region syd baserat på bifogad data”.

Inte säker på vilket läge du använder

Om du inte vet om du har Webb- eller Arbete-läget kan du testa genom att ställa en fråga om din arbetsdata. Fråga exempelvis ”vilka mejl fick jag igår från Maria”.

Om Copilot kan svara på frågan använder du Arbete-läget. Om Copilot säger att den inte har tillgång till din e-post använder du Webb-läget.

Du kan också kontrollera med din IT-avdelning om du har en Copilot-licens. Om du inte har licens används Webb-läget automatiskt.

Copilot svarar bättre på engelska ibland

Copilot fungerar bra på svenska för de flesta uppgifter, men för komplexa analyser kan kvaliteten fortfarande variera. Om du märker att svaren blir bättre på engelska kan du ställa frågor på engelska även om dina dokument är på svenska.

Copilot kan översätta och arbeta mellan språk men prestandan är ofta högre när både fråga och innehåll är på engelska.

Kom igång med Copilot chatten idag

Copilot chatten är varken magi eller mirakellösning. Det är istället ett verktyg som när det används rätt kan göra informationssökning snabbare och innehållsskapande enklare.

Nyckeln ligger i att förstå vad verktyget är bra på. Att hitta information du skulle behövt leta efter manuellt. Att sammanfatta innehåll du inte har tid att läsa. Att skapa första utkast till saker du ändå skulle skrivit. Att organisera arbete så du ser helheten tydligare.

Men verktyget ersätter inte ditt omdöme eller din expertis. Du måste fortfarande veta vad du vill uppnå. Du måste granska och anpassa det Copilot skapar. Du måste ta ansvar för vad du använder.

När du väl accepterat den balansen och hittat rätt sätt att integrera chatten i ditt arbete blir skillnaden märkbar. Inte för att varje svar blir perfekt direkt. Utan för att du får tillbaka tid, kan fokusera på det som verkligen behöver din uppmärksamhet och slipper drunkna i information.

Börja med de enkla användningsområdena i den här guiden. Testa på uppgifter som inte är kritiska. Bygg upp din förståelse steg för steg. Inom kort kommer Copilot chatten att kännas som en naturlig del av hur du arbetar.

Och kom ihåg att det tar tid. Precis som det tog tid att lära sig effektiv sökning på Google från början. Ge dig själv utrymme att lära och experimentera. Resultatet kommer.